根據英文規則，專有名詞 (proper nouns) 要大寫 (如 Paul, Microsoft, Pacific Ocean, Taipei 101, One Direction)，但普通名詞 (common nouns) 不可大寫 (如 cat, dog, bus, ship, book, people, women)，除非它們位在句子開頭第一個字。即使某個普通名詞在句中特別重要，亦不可因此將該字大寫，否則就違反了這個規則。例如：
- We value our Clients’ opinions. (我們重視顧客的意見) (誤) － client 為普通名詞，不可大寫。
- I have their latest Brochure on vacations abroad. (我有他們最新的國外度假指南) (誤) － brochure 為普通名詞，不可大寫。
然而，在商業寫作中，基於禮貌，將若干普通名詞大寫 (如 Company, Manager 等) 被視為是一項很好的作法。當然了，您亦可選擇不大寫。例如：
- The manager of your company placed an order in email on July 15. (貴公司經理七月 15 日在電子郵件中下了訂單) (正)
- The Manager of your Company placed an order in email on July 15. (正)
基本上，職稱和部門名稱都可大寫。至於其他在商業寫作中重要到足以讓我們給予大寫的普通名詞，還有 Director, President, Commanding Officer, Division, Court, Regiment 和 Unit 等。例如：
- The director will make the final decision. (這位董事將做最後的決定) (正)
- The Director will make the final decision. (正)
- The Director will make the final Decision. (誤)